Cyflwyniad
1. Diben y papur hwn yw rhoi tystiolaeth ysgrifenedig i’r Pwyllgor Menter a Busnes ynglŷn â chaffael cyhoeddus yng Nghymru.
2. Mae sector cyhoeddus Cymru yn gwario £5.5 biliwn y flwyddyn drwy drefniadau caffael wrth i’r sector osod contractau ar gyfer gwaith, cyflenwi a gwasanaethau. Mae’r gwariant hwn yn cynrychioli dros draean cyfanswm cyllideb y sector cyhoeddus yng Nghymru ac mae’n gyfle pwysig i gael mwy o werth ychwanegol ar gyfer pobl, cymunedau ac economi Cymru.
3. Cyhoeddais Ddatganiad Polisi Caffael Cymru ym mis Rhagfyr 2012 gan nodi naw o egwyddorion y dylai cyrff yn y sector cyhoeddus eu dilyn wrth ymgymryd â chaffael. Mae’r Datganiad Polisi yn dweud yn glir y dylid gwneud penderfyniadau o ran caffael ar sail y cyfuniad gorau posibl o ystyriaethau economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol.
4. Mae’r holl brif gyrff cyhoeddus yng Nghymru wedi cadarnhau eu hymrwymiad i fabwysiadu egwyddorion Datganiad Polisi Caffael Cymru. Mewn llawer o awdurdodau lleol fe wnaed penderfyniad i’r perwyl hwn gan y cabinet, fel bod yr uwch arweinwyr wedi ymrwymo i gefnogi mabwysiadu’r egwyddorion yn eu sefydliad.
5. Ar ôl cyhoeddi’r Datganiad Polisi, canolbwyntiwyd ar fonitro’r modd y mae ei egwyddorion yn cael eu mabwysiadu ac ar helpu cyrff cyhoeddus i ddod yn fwy medrus ym maes caffael a chydweithio’n fwy effeithiol.
Effaith Datganiad Polisi Caffael Cymru
6. Mae’n galonogol gweld y cynnydd a fu, wedi i’r sector cyhoeddus ymrwymo i ddilyn egwyddorion y Datganiad Polisi ac yn sgil y cymorth a roddodd Llywodraeth Cymru i gyrff cyhoeddus er mwyn iddynt gynyddu eu gallu ym maes caffael.
Datblygu proffesiwn caffael
7. Darparwyd rhaglen lawn o wiriadau ffitrwydd caffael ar gyfer llywodraeth leol, y GIG ac addysg uwch. Trwy gyfrwng yr adolygiadau hyn, cafodd pob sefydliad a gymerodd ran asesiad i ddweud pa mor dda yr oedd wedi datblygu trefniadau caffael ac fe amlinellwyd beth roedd angen iddynt ei wneud er mwyn gallu mabwysiadu polisi caffael Cymru, a’r arferion gorau yn y maes, yn well. Bydd rhaglen Gwiriadau Ffitrwydd yn dechrau ar gyfer Addysg Bellach yn ddiweddarach eleni.
8. Cyhoeddwyd canlyniadau’r gwiriadau ffitrwydd caffael ar gyfer Llywodraeth Leol a’r Gwasanaeth Iechyd, y naill yn Awst a’r llall yn Rhagfyr 2014, ac mae modd eu gweld yn http://prp.gov.wales/fitnesscheck2014/. Bydd yr adroddiadau ar Addysg Uwch yn cael eu cyhoeddi ym mis Gorffennaf. O’r un ar ddeg ar hugain o sefydliadau a aseswyd, mae tri ar ddeg yn cydymffurfio â’r gofynion neu’n rhagori ar hynny. Mae’r deunaw sefydliad a oedd yn is na lefel cydymffurfio yn cael cymorth er mwyn i’w perfformiad gyrraedd y lefel angenrheidiol.
9. Mae’r cymorth sydd ar gael yn cynnwys canllawiau polisi ac adnoddau, sydd ar gael yn rhwydd ac a gyhoeddwyd yn y Canllaw Cynllunio Caffael. Yn ogystal â hynny ceir rhaglen hyfforddi lawn o gyrsiau byr, a gyflwynir yn bwrpasol o fewn sefydliadau, a rhaglen strwythuredig ar gyfer sicrhau cymhwyster proffesiynol.
10. Drwy gyfrwng prosiect Doniau Cymru dan Gronfeydd Strwythurol Ewrop mae bron i 1,500 o bobl wedi dilyn cyrsiau hyfforddi byr. Yn y flwyddyn academaidd bresennol, mae Llywodraeth Cymru hefyd yn talu i hanner cant a phedwar o bobl allu astudio ar gyfer aelodaeth broffesiynol o’r Sefydliad Siartredig ar gyfer Caffael a Chyflenwi, ac i un ar bymtheg o swyddogion weithio tuag at MSc mewn Caffael.
11. Mae prosiect Doniau Cymru wedi helpu i gynyddu’r capasiti drwy gyflwyno rhaglen lle cafodd wyth ar hugain o hyfforddeion weithio mewn gwahanol fannau yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a dilyn ar yr un pryd raglen hyfforddi strwythuredig. Aeth tri ar hugain o’r hyfforddeion ymlaen i weithio’n llawn-amser yn y sector cyhoeddus.
Budd i’r Gymuned
12. Un o gonglfeini Datganiad Polisi Caffael Cymru yw polisi Budd i’r Gymuned. Lansiwyd polisi Budd i’r Gymuned o’r newydd ym mis Gorffennaf 2014 ac mae’r niferoedd sy’n mabwysiadu ac yn cyflwyno’r polisi arloesol hwn yn cynyddu o hyd.
13. Drwy fesur y saith deg pedwar prosiect cyntaf a gwblhawyd, gwelir bod 84% o’r cyfanswm a wariwyd, sef £658m, wedi cael ei gadw yng Nghymru gan helpu 771 o bobl ddifreintiedig i fynd i gyflogaeth a darparu bron i 22,000 wythnos o hyfforddiant.
14. Mae Budd i’r Gymuned yn berthnasol i bob rhan o Raglen Lywodraethu Llywodraeth Cymru. Mae’r polisi’n canolbwyntio ar fynd i’r afael â thlodi, gan gyfrannu i’r Cynllun Gweithredu ar gyfer Trechu Tlodi a helpu i wireddu amcanion datblygu ym meysydd addysg a busnes. Mae ysgogiadau Llywodraeth Cymru, megis y Cynllun Buddsoddi yn Seilwaith Cymru, yn hyrwyddo mabwysiadu’r polisi ac o dan raglenni fel Rhaglen Ysgolion y 21ain ganrif a’r Rhaglen Lleoedd Llewyrchus Llawn Addewid, mae’n rhaid rhoi Budd i’r Gymuned ar waith er mwyn cael nawdd.
Cystadleuaeth Agored a Hygyrch
15. O wneud y cyfleoedd sydd i ennill contractau yn amlycach, mae gwell cyfle i sicrhau gwerth da am arian ar gyfer sector cyhoeddus Cymru. Mae hefyd yn galluogi busnesau yng Nghymru i weld bod y busnes hwn ar gael a chystadlu amdano.
16. O dan Ddatganiad Polisi Caffael Cymru, mae’n rhaid i gyrff cyhoeddus hysbysebu pob cyfle i ennill contract sy’n werth mwy na £25,000 ar GwerthwchiGymru.
17. Mae amlygrwydd y cyfleoedd hyn ar gyfer contractau o werth is yn parhau i gynyddu. Fe gynyddodd nifer y contractau o werth is na throthwy’r Undeb Ewropeaidd a hysbysebwyd ar GwerthwchiGymru o 23% yn 2014-15 o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol, ac maent yn cynrychioli 82% o’r holl gyfleoedd a hysbysebwyd ar y wefan.
18. Mae gwneud y cyfleoedd yn amlycach fel hyn o fudd i’n heconomi gan i gyflenwyr sydd â’u canolfan yng Nghymru ennill 66% o’r holl hysbysiadau dyfarnu contractau a gyhoeddwyd ar GwerthwchiGymru.
19. At hynny, o ddadansoddi gwariant sector cyhoeddus Cymru o dan drefniadau caffael, fe welir ei fod tua £5.5 biliwn y flwyddyn. Roedd y dadansoddiad yn dangos bod cyflenwyr oedd â chyfeiriad talu yng Nghymru wedi ennill 55% o’r holl wariant hwn, sef cynnydd o 20% gan mai 35% ydoedd yn 2004.
20. Mae lansio canllaw Ceisiadau ar y Cyd sydd ar gael yn http://prp.gov.wales/toolkit/, hefyd yn cynyddu gallu busnesau i ffurfio consortia fel bod ganddynt well cyfle i ennill contractau mawr.
21. Mae cyfres o brosiectau peilot ar y gweill ar gyfer gwneud ceisiadau ar y cyd a’r bwriad yw cwblhau’r rhain yn yr hydref. Dilynwyd y drefn hon yn llawn gan Gyngor Caerffili, a olygodd bod modd penodi Allied Construction Consortium, sef consortiwm o bedwar busnes bach a chanolig yng Nghymru, i gytundeb fframwaith gwerth £21m gyda Chyngor Caerffili. Mae Cyngor Sir Caerfyrddin hefyd wedi cael llwyddiant drwy ddilyn y drefn hon, gyda’u rhaglen Teuluoedd yn Gyntaf. O’r 5 cais a dderbyniwyd, roedd 3 yn geisiadau ar y cyd ac fe benodwyd consortiwm i un o’r tri lot a osodwyd wrth i’r Cyngor gaffael gwasanaethau. Mae hyn yn dangos sut y gall cyflenwyr bach ennill contractau sylweddol os yw prynwyr a chyflenwyr yn mynd ati yn y ffordd iawn.
Prosesau Safonol Syml
22.Mae Llywodraeth Cymru’n arwain y ffordd er mwyn rhoi ar waith raglen y Gwasanaeth eGaffael, i alluogi’r sector cyhoeddus i ofalu bod prosesau effeithlon yn ymwreiddio fel y ceir gwell gwasanaethau cyhoeddus.
23. Mae’r Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQuID) yn cael ei defnyddio fel offeryn ar-lein, fel y gall cyflenwyr gadw bron i 250,000 o gwestiynau a ddefnyddir wrth ddewis cyflenwr a’u hailddefnyddio yn ddiweddarach.
24. Lansiwyd rhaglen eFasnachu Cymru ym mis Mawrth 2015 ac mae’n darparu meddalwedd a gwasanaethau rheoli newid a ariennir yn ganolog, er mwyn defnyddio technoleg i fasnachu â chyflenwyr yn electronig.
25. Mae modd i gyrff cyhoeddus gael gwasanaethau a ariennir yn ganolog i reoli gwaith tendro yn electronig ac yn 2014-15 rhoddwyd dros 3,300 o dendrau drwy’r gwasanaeth hwn gan wella mynediad i gyflenwyr. At hynny, bu gwasanaethau eOcsiwn yn gymorth i sicrhau £3m o arbedion yn ystod y flwyddyn ariannol ddiwethaf.
26. Rhaglen a reolir yn ganolog yw’r Cerdyn Pryniant Cymreig, sydd yn cyflymu taliadau fel y gall cyflenwyr dderbyn eu tâl cyn pen tridiau. Yn y flwyddyn ariannol ddiwethaf, cafodd £88m o wariant yng nghyd-destun caffael ei brosesu drwy’r Cerdyn Pryniant Cymreig ac ad-dalwyd bron i £900,000 i sector cyhoeddus Cymru.
Cydweithredu
27. Lansiwyd y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol ym mis Tachwedd 2013 ac mae’n gyfrwng pwysig o safbwynt strategol i reoli gwariant, gan reoli gwariant cyffredin ac ailadroddus ar gyfer Cymru.
28. Mae cyflwyno’r Gwasanaeth hwn yn cynnig capasiti ychwanegol pwysig, gan alluogi sefydliadau yn y sector cyhoeddus i ddefnyddio eu hadnoddau i reoli meysydd gwariant allweddol fel y gwariant ar adeiladu a gofal cymdeithasol.
29. Oddi ar ei lansio, mae’r Gwasanaeth wedi sicrhau arbedion o £5.5m a phan fydd yn gweithredu’n llawn bydd yn sicrhau arbedion o £25m y flwyddyn, i’w hailfuddsoddi er mwyn darparu gwasanaethau cyhoeddus.
30. Yn ogystal â helpu i sicrhau mesurau effeithlonrwydd, mae’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol yn rhoi egwyddorion Datganiad Polisi Caffael Cymru ar waith yn llawn yn ei holl weithgareddau.
31. Defnyddir Budd i’r Gymuned lle bo’n briodol, gan fesur y budd, ac fe drefnir y caffael er mwyn rhoi cyfle i’n cyflenwyr bach sydd yn fwy lleol.
32. Mae’r Gwasanaeth yn adnabod cyfleoedd yn y gadwyn gyflenwi ar gyfer busnesau o Gymru ac yn canolbwyntio ar ddod â rhwystrau i lawr, yn arbennig er mwyn i gwmnïau llai a sefydliadau’r trydydd sector allu cystadlu am gontractau yn y sector cyhoeddus. Aeth y Fframwaith Effeithlonrwydd Adnoddau yn fyw fis Gorffennaf diwethaf ac fe’i cynlluniwyd yn y fath fodd fel ei fod yn annog busnesau bach i gynnig darparu gwasanaethau perthnasol i’w prif arbenigedd. O’r saith deg un cyflenwr a gafodd le yn y fframwaith, mae 46% â’u canolfan yng Nghymru ac mae dau ddeg saith o gyflenwyr eraill sydd â’u canolfan yng Nghymru yn aelodau o gonsortia llwyddiannus. Adnabuwyd arbedion, drwy’r fframwaith, o £752,914 yn erbyn gwariant yr ymrwymwyd iddo mewn contractau o £5,193,368.
33. Datblygwyd Piblinell Gweithgareddau Caffael ac fe’i mireiniwyd gan Grŵp Cyflawni’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol, gan roi manylion yr amserlen ar gyfer pob caffael sydd i ddigwydd drwy’r gwasanaeth..
34. O 1 Ebrill 2016 ymlaen, bydd angen i’r Gwasanaeth dalu amdano’i hun, drwy godi tâl am bob gwariant sy’n mynd trwy gontractau a fframweithiau.
Ymgysylltu â Chyflenwyr
35. Bydd polisi a strategaeth caffael yn gweithio’n fwyaf effeithiol pan fydd rhanddeiliaid o fyd busnes wedi mynegi barn arnynt a’u cefnogi.
36. Mae cynrychiolwyr busnes ar grŵp Commerce Cymru wedi chwarae eu rhan pan adolygwyd Datganiad Polisi Caffael Cymru.
37. Mae timau categori’r Gwasanaeth yn cynnal digwyddiadau ar gyfer cyflenwyr, i oleuo datblygiad strategaethau ar gyfer contractau a fframweithiau’r Gwasanaeth a chodi ymwybyddiaeth o bwrpas y gwasanaeth a’r modd y bydd Cymru’n elwa drwyddo.
38. Ym mis Mawrth eleni, cynhaliwyd cynhadledd gyntaf Procurex Wales, i ddod â chyflenwyr a phrynwyr at ei gilydd. Roedd y digwyddiad yn llwyddiant mawr a daeth dros 500 o bobl yno.
Llywodraethu
39. Rheolir dulliau llywodraethu caffael drwy gyfrwng Bwrdd Caffael sy’n cynnwys prif weithredwyr ac uwch arweinwyr o wahanol rannau o’r sector cyhoeddus yng Nghymru.
40. Mae’r Bwrdd yn monitro’r modd y caiff Datganiad Polisi Caffael Cymru ei fabwysiadu ac yn rhoi adroddiadau i mi ar y cynnydd.
Cyfarwyddebau Caffael yr UE
41. Cafodd Cyfarwyddebau Caffael yr UE eu trosi’n ddeddfwriaeth ar lefel y DU ym mis Chwefror 2015.
42. Cydweithiodd Llywodraeth Cymru’n glòs â llywodraethau’r Alban a Gogledd Iwerddon er mwyn sicrhau bod llais y gweinyddiaethau datganoledig i’w glywed yn y trafodaethau a gynhaliwyd gyda’r Comisiwn Ewropeaidd er mwyn datblygu’r Cyfarwyddebau newydd.
43. Mae’r Cyfarwyddebau diwygiedig yn ategu polisi caffael Cymru ac yn bendant maent yn fodd i gyflawni mwy drwy gyfrwng caffael. Maent yn rhoi mwy o gyfle nag erioed i roi pwyslais ar bolisïau allweddol fel Budd i’r Gymuned a hefyd i wella’r dialog â byd busnes drwy gydol y broses gaffael.
44. Diweddarwyd y cyfarwyddyd ynghylch y Canllaw Cynllunio Caffael ac mae cynlluniau’n cael eu datblygu i gynhyrchu rhagor o bolisïau er mwyn manteisio ar ddarpariaethau newydd y Cyfarwyddebau.
Polisi Caffael Moesegol
45. Gellir manteisio i’r eithaf ar y ffaith fod trefniadau caffael yn golygu delio â llawer o arian, er mwyn dylanwadu ar ymddygiad byd busnes.
46. Mae’r canllawiau polisi ar gosbrestru ac arferion cyflogaeth wedi arwain at newid er gwell mewn arferion busnes; bydd hyn yn gymorth i sicrhau bod pobl Cymru’n cael chwarae teg ac yn ennill bywoliaeth gyda chyflenwyr sy’n gweithio ar gontractau i’r sector cyhoeddus.
47. Mae gennym yng Nghymru lawer o fusnesau bach sy’n dibynnu ar ennill gwaith drwy’r gadwyn gyflenwi. Cyhoeddwyd canllawiau polisi ym mis Mawrth 2014 yn hyrwyddo’r defnydd o Gyfrifon Banc Prosiectau er mwyn gwella’r broses dalu ar gyfer contractwyr yn y gadwyn gyflenwi. Mae’r drefn hon yn cael ei dilyn mewn tri phrosiect adeiladu mawr.
Ymchwiliad i Ddylanwadu ar y broses o Foderneiddio Polisi Caffael yr UE
48. Ym mis Mai 2012, gwnaeth yr ymchwiliad i Ddylanwadu ar y broses o Foderneiddio Polisi Caffael yr UE 13 o argymhellion i’r Pwyllgor Menter a Busnes mewn perthynas â chaffael cyhoeddus yng Nghymru. Gwnaed cynnydd da gyda phob un o’r argymhellion yn sgil trosi cyfarwyddebau newydd yr UE yn gyfraith, cyflwyno Datganiad Polisi Caffael Cymru, sefydlu’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol a gweithredu prosiect Doniau Cymru.
Datblygiadau Pellach
49. Cytunwyd ar ddynodiad cyffredinol ar gaffael cyhoeddus gyda Llywodraeth y DU a bydd yn dod i rym ym mis Awst. Mae’r dynodiad hwn yn rhoi pwerau newydd i Weinidogion Cymru ddechrau rheoleiddio caffael ac mae cynlluniau ar y gweill i weld sut y gall y datblygiad hwn fod o gymorth i ddatblygu a gweithredu polisi caffael yng Nghymru.
50. Byddaf fi yn arwain grŵp gorchwyl er mwyn canfod cyfleoedd i wella deilliannau Budd i’r Gymuned a sicrhau bod pob rhan o Lywodraeth Cymru’n deall ei gilydd yn hyn o beth.
51. Mae achos busnes bron wedi’i gwblhau, er mwyn cael rhagor o arian o Ewrop i gynnal prosiect arall i ddilyn Doniau Cymru sy’n dod i ben ar 30 Mehefin. Rhagwelir y bydd yr achos busnes yn cael ei gyflwyno i WEFO yn ystod yr haf ac mae’n edrych yn debyg y ceir ateb cyn diwedd eleni.